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會(huì )議會(huì )務(wù)策劃，會(huì )議會(huì )務(wù)籌備方案指南

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一、會(huì )議會(huì )務(wù)前籌備
1、擬訂會(huì )議方案
會(huì )議方案是組織安排會(huì )議的總綱，是會(huì )議意圖、目標、計劃實(shí)施的書(shū)面表現形式。內容包括：會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規模、主要內容、議程、擬請出席領(lǐng)導、參會(huì )范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛、工作班子組成及職責分工等。制訂會(huì )議方案要堅持復雜程序簡(jiǎn)明表述、簡(jiǎn)單問(wèn)題慎重對待的原則，增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關(guān)領(lǐng)導審定后，要立即召集相關(guān)單位負責人召開(kāi)協(xié)調會(huì )，對各項任務(wù)進(jìn)行分解。
2、起草、審核會(huì )議通知
會(huì )議通知是會(huì )議組織者向參會(huì )人員傳遞會(huì )議信息的主要方式，也是參會(huì )人員反饋信息的前提和條件。起草會(huì )議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅、一目了然。通知的內容包括：會(huì )議名稱(chēng)、主送單位、主要內容、報到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì )范圍、報名要求、有關(guān)事項等。會(huì )議通知一般由會(huì )議的承辦單位負責起草，然后報有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導審核簽批。做好這項工作，關(guān)鍵在于落實(shí)會(huì )簽制度與提高效率相結合，既要嚴格按程序逐級審核把關(guān)，又要迅速及時(shí)。
3、下發(fā)會(huì )議通知
要把握好兩點(diǎn)：一是及時(shí)，使參會(huì )人員有充裕時(shí)間做好準備；二是準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開(kāi)緊急會(huì )議需要電話(huà)通知時(shí)，要注意語(yǔ)言的使用，避免出現、明天、后天等字眼，必要時(shí)說(shuō)明時(shí)間、星期幾，防止產(chǎn)生歧義。
4、落實(shí)與會(huì )人員
按照會(huì )議通知要求的時(shí)間，對與會(huì )人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話(huà)核查、督促，統計匯總后拉出請假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導報告
5、協(xié)調出席領(lǐng)導
根據會(huì )議性質(zhì)擬寫(xiě)領(lǐng)導出席安排，報請秘書(shū)長(cháng)同意后，逐一進(jìn)行電話(huà)通知。內容包括：會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話(huà)稿或主持詞的起草與報送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導手中。會(huì )前半小時(shí)再對出席領(lǐng)導進(jìn)行一次手機短信提醒。
6、預訂會(huì )議室
會(huì )議時(shí)間確定之后，要立即與會(huì )議場(chǎng)所聯(lián)系溝通，預訂會(huì )議室，并安排做好先期準備工作。
7、編印會(huì )議須知
與會(huì )者通過(guò)會(huì )議通知得到召開(kāi)會(huì )議的信息，但會(huì )議的有關(guān)安排、要求，需要通過(guò)會(huì )議須知來(lái)了解和掌握。大型會(huì )議活動(dòng)需要編印會(huì )議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡(jiǎn)潔。內容包括：日程安排、與會(huì )人員名單、分組名單、食宿安排、乘車(chē)安排、值班電話(huà)、作息時(shí)間、注意事項等。
8、制作會(huì )議會(huì )務(wù)證件
有些會(huì )議需要制作會(huì )議證件，包括出席證、列席證、工作證、車(chē)輛通行證等。證件制作要根據會(huì )議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設計制作。
9、布置主席臺
主席臺是會(huì )場(chǎng)的重點(diǎn)和中心部位，是會(huì )議性質(zhì)、規格和氣氛的集中體現。主席臺的布置要從會(huì )議性質(zhì)、領(lǐng)導人數、主席臺大小以及方便領(lǐng)導出入席等方面綜合考慮。
10、制作會(huì )標
會(huì )標體現會(huì )議的主題，會(huì )標制作一定要準確無(wú)誤，并注意把握會(huì )標的長(cháng)度、字體與會(huì )場(chǎng)是否協(xié)調一致。
11、檢查音響和燈光
根據會(huì )議議程安排話(huà)筒的數量和擺放位置，并嚴格落實(shí)；布置會(huì )場(chǎng)時(shí)檢查；會(huì )前半小時(shí)檢查；會(huì )前十分鐘檢查。檢查會(huì )場(chǎng)內是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進(jìn)行更換，有投影演示時(shí)需及時(shí)調節燈光。
12、編制座區圖，擺放座簽
根據統計整理后的與會(huì )人員名單，合理安排與會(huì )人員的會(huì )場(chǎng)座次。座區圖和座簽要反復進(jìn)行核對，防止遺漏、重復，防止出現錯別字。
13、組織調度會(huì )議用車(chē)
大型會(huì )議活動(dòng)，需要借用或租用車(chē)輛。要安排專(zhuān)人負責車(chē)輛的召集和調度，車(chē)輛較多時(shí)要編排乘車(chē)分組，并對車(chē)輛進(jìn)行編號。
14、安排新聞報道
需要新聞報道的會(huì )議，要提前通知有關(guān)新聞單位，并要求其將記者名單報值班室，再按名單通知到具體人。
15、安排會(huì )場(chǎng)警衛和交通疏導
通知相關(guān)部門(mén)做好會(huì )場(chǎng)交通疏導工作，防止會(huì )議過(guò)程中出現意外情況。規模較大的會(huì )議，由于到會(huì )車(chē)輛較多，要安排會(huì )場(chǎng)附近進(jìn)行交通疏導。
16、電力保障
會(huì )前與供電部門(mén)溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會(huì )議場(chǎng)所進(jìn)行內部檢修。會(huì )議過(guò)程中還需安排專(zhuān)人值班，以便應對突發(fā)情況。

二、會(huì )議會(huì )務(wù)中服務(wù)
1、組織會(huì )議會(huì )務(wù)報到
會(huì )議報到是與會(huì )人員身份再確認的過(guò)程，是與會(huì )人員領(lǐng)取會(huì )議證件、文件材料、辦理住會(huì )手續的必要環(huán)節。通過(guò)報到能及時(shí)使與會(huì )人員了解會(huì )議安排，掌握會(huì )議動(dòng)態(tài)，同時(shí)也能使會(huì )議組織者及時(shí)知曉與會(huì )人員情況。會(huì )議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。
2、分發(fā)會(huì )議會(huì )務(wù)材料
會(huì )議材料可以在會(huì )前通知各單位派人領(lǐng)取，也可以在會(huì )場(chǎng)簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會(huì )人員桌上。要做到即不錯一字；不漏一份；不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁(yè)碼，確保不出差錯。
3、與音響師對接
準備一套會(huì )議材料，包括會(huì )議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。
4、會(huì )議會(huì )務(wù)值班
會(huì )議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì )議的信息，協(xié)調處理會(huì )議期間各項工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導交辦的事項等。安排一人在會(huì )場(chǎng)內、一人在會(huì )場(chǎng)外值班，及時(shí)溝通情況，確保聯(lián)絡(luò )暢通。值班人員要時(shí)時(shí)將會(huì )議的實(shí)際進(jìn)展情況與會(huì )議議程進(jìn)行對比，掌握會(huì )議進(jìn)程。
5、會(huì )場(chǎng)服務(wù)
提醒工作人員定時(shí)供應茶水，巡回檢查會(huì )場(chǎng)內的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現問(wèn)題迅速補救。遇到特殊情況需要向會(huì )議主持人匯報時(shí)，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會(huì )議的影響。
6、維護會(huì )場(chǎng)秩序
會(huì )場(chǎng)秩序包括會(huì )場(chǎng)外秩序和會(huì )場(chǎng)內秩序。會(huì )議召開(kāi)時(shí)，在會(huì )議室門(mén)口安排專(zhuān)人值班，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì )場(chǎng)，禁止大聲喧嘩。發(fā)現會(huì )場(chǎng)內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動(dòng)不慍不火。會(huì )議開(kāi)始后安排專(zhuān)人到會(huì )場(chǎng)清點(diǎn)人數，對遲到、缺席者進(jìn)行登記。

三、會(huì )議會(huì )務(wù)后總結
1、會(huì )議會(huì )務(wù)資料總結歸檔
會(huì )后將會(huì )議所有文件包括會(huì )議方案、會(huì )議通知、會(huì )議須知、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議發(fā)言材料、領(lǐng)導講話(huà)等收集起來(lái)，按順序裝訂成冊，以備查考。有些會(huì )議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據保密原則，對需回收的會(huì )議材料要逐份清查回收。
2、召開(kāi)分析總結會(huì )
分析總結會(huì )務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓，找出規律性的東西，以指導做好今后的會(huì )務(wù)工作。注意收集參會(huì )人員對會(huì )務(wù)工作的意見(jiàn)，虛心采納、整改提高。有的會(huì )議還應寫(xiě)出專(zhuān)門(mén)的總結，連同其他會(huì )議文件，一并歸檔。

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