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會(huì )務(wù)策劃服務(wù)公司，大型會(huì )務(wù)方案制定工作

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（合風(fēng)活動(dòng)）廣州會(huì )務(wù)策劃服務(wù)公司提供的“大型會(huì )務(wù)方案制定工作”專(zhuān)業(yè)知識，一場(chǎng)大型的會(huì )務(wù)，會(huì )務(wù)策劃方案的制定應包括會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題、會(huì )務(wù)時(shí)間、會(huì )務(wù)地點(diǎn)、會(huì )務(wù)內容、會(huì )務(wù)日程安排、參會(huì )人員、任務(wù)分工、組織領(lǐng)導等。那你知道大型會(huì )務(wù)方案是如何制定的嗎，下面我們來(lái)了解一下。

一、會(huì )務(wù)方案的研制到通知下發(fā)的全過(guò)程
(一)會(huì )務(wù)初稿擬定
一個(gè)大型、特大型的會(huì )務(wù)方案的初稿應包括會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題(內容)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議日程安排、參會(huì )人員、任務(wù)分工和組織領(lǐng)導(這在大型、特大型的會(huì )議中顯得尤為重要，首先要有單位某部門(mén)牽頭組織和統籌安排，成立相應的工作領(lǐng)導小組。如負責撰寫(xiě)文稿的及提供相關(guān)材料的文件材料組，負責會(huì )場(chǎng)布置、會(huì )議通知下發(fā)、會(huì )議日程等具體事務(wù)的會(huì )務(wù)組，負責會(huì )議報道、會(huì )場(chǎng)錄像的新聞宣傳組，會(huì )議接待及后勤組等。其次各相關(guān)部門(mén)要做好任務(wù)分工的各項工作，并且牽頭部門(mén)要將任務(wù)分工具體化，限定時(shí)限，督促相關(guān)部門(mén)按時(shí)完成；相關(guān)部門(mén)亦按要求積極協(xié)助好。唯有如此，才不致使一個(gè)大型會(huì )議因組織不力等原因而弄得一盤(pán)散沙。
(二)會(huì )務(wù)經(jīng)費預算
經(jīng)費預算是指在開(kāi)會(huì )前將所用到的會(huì )務(wù)經(jīng)費做出一個(gè)和實(shí)際預算偏離不遠的相對精確的估算。有人說(shuō)預算對于部門(mén)財務(wù)管理或會(huì )計人員最擅長(cháng)。但不管是財務(wù)/會(huì )計或非財務(wù)/會(huì )計人員，在做預算前都應該在大腦里有一個(gè)比較清晰的輪廓：在哪些項目、材料、物品、東西上會(huì )產(chǎn)生經(jīng)費。不說(shuō)是面面俱到，但應該考慮全面、細致。比如，既然有人來(lái)開(kāi)會(huì )，肯定要解決他們的吃飯問(wèn)題，就會(huì )相應產(chǎn)生食宿費。再者，開(kāi)會(huì )的場(chǎng)地必然是臨時(shí)租用，又會(huì )產(chǎn)生場(chǎng)地租金費。又如，開(kāi)會(huì )若需給參會(huì )人員派發(fā)一些會(huì )議資料、紙和筆等，又會(huì )產(chǎn)生資料物品費。另外，如果是開(kāi)一些針對性強、覆蓋面廣、理論性學(xué)術(shù)性強的會(huì )，邀請一些遠道而來(lái)的專(zhuān)家來(lái)授課，專(zhuān)家的授課費和在往返路途產(chǎn)生的費用也都是要納入到經(jīng)費預算范疇之列的。
所以綜合以上因素來(lái)做預算的話(huà)，就包括：
① 食宿費：每人每天(或每人每餐)的食宿費；開(kāi)會(huì )總天數(總餐數)；總人數
② 場(chǎng)地租金費：看場(chǎng)地的租借方以怎樣的方式來(lái)收費。如果對方以天數來(lái)算，則乘以開(kāi)會(huì )總天數；如果以次數來(lái)定，則乘以開(kāi)會(huì )總次數。
③ 會(huì )務(wù)資料印發(fā)費(含紙、筆等辦公用品費)
④專(zhuān)家的授課費(每人的費用；人數)、往返的差旅費(每人的費用；人數)
⑤可能產(chǎn)生的其它費用
(三)領(lǐng)導審批
領(lǐng)導審批是一個(gè)必須和重要的環(huán)節。在擬好會(huì )議方案的初稿、做好會(huì )前的經(jīng)費預算后，再以請示的方式呈報上級相關(guān)領(lǐng)導審示。在領(lǐng)導審示后如對某些內容作了較大幅度的修改(不僅僅是文本、字面上的簡(jiǎn)單修改，更是任務(wù)分工、會(huì )議主題變更、經(jīng)費預算數額等重大內容更改等)，需根據領(lǐng)導的意思修改好后再呈報領(lǐng)導。如果只是對文本稍作改動(dòng)，則視具體情況而定。只有經(jīng)各位領(lǐng)導審批簽字后，才可以做下一步的事情。
(四)會(huì )務(wù)任務(wù)分工下發(fā)
在修改好并經(jīng)上級領(lǐng)導審示無(wú)問(wèn)題后，就可以將領(lǐng)導批示和任務(wù)分工一起印發(fā)給相關(guān)部門(mén)。
(五)會(huì )務(wù)通知下發(fā)
通知下發(fā)，這里的針對對象主要為會(huì )議主辦方的下一級單位；若需請會(huì )議主辦方的外部平行單位參會(huì )則以發(fā)邀請函的形式邀請其前來(lái)。
二、會(huì )務(wù)通知
(一)對象為本單位內
包括會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題(內容)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議日程安排、參會(huì )人員(注意事項)等。
(二)對象為下一級單位
同樣涵蓋有會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題(內容)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議日程安排、參會(huì )人員(注意事項)等多項內容。
(三)會(huì )務(wù)邀請函(針對本單位以外的平行單位)
以發(fā)邀請函的方式邀請本單位以外的平行單位參會(huì )。
三、模板
(一)會(huì )務(wù)須知模板
(二)會(huì )務(wù)通知模板略
會(huì )議通知很簡(jiǎn)單，首先前言部分表目的,為什么而開(kāi)會(huì ),因何需要而開(kāi)會(huì )(為根據決定召開(kāi)會(huì )議，現將有關(guān)事宜通知如下：)
其次是第一部分：會(huì )議時(shí)間
再次是第二部分：會(huì )議地點(diǎn)
然后是第三部分：會(huì )議內容(也稱(chēng)會(huì )議日程)
注：如果是開(kāi)一些形式單一、內容簡(jiǎn)單的會(huì )議，這一部分也可不必加到具體的會(huì )議通知中。
接著(zhù)是第四部分：參會(huì )人員
最后是第五部分：注意事項
注：注意事項旨在向與會(huì )者傳遞出；除了以上所說(shuō)的還需另外提請注意的一些特別事項；這樣一種信息。通常作為不可或缺的內容被安排在會(huì )議通知的最后一部分。
(三)會(huì )務(wù)邀請函模板
例：
尊敬的：__________________單位
為做好工作/為貫徹落實(shí)精神，經(jīng)研究/經(jīng)報領(lǐng)導同意，決定召開(kāi)會(huì )議，誠邀貴單位蒞臨/特邀請貴單位派一名負責同志參加會(huì )議。
1、會(huì )務(wù)時(shí)間、2、會(huì )務(wù)地點(diǎn)、3、會(huì )務(wù)內容(會(huì )議日程)、4、會(huì )務(wù)注意事項
四、會(huì )務(wù)前的準備工作
在開(kāi)會(huì )前的幾天內各個(gè)任務(wù)分工部門(mén)完成各自的任務(wù)。收集好參會(huì )人員名單，搞好會(huì )場(chǎng)布置，準備好開(kāi)會(huì )領(lǐng)導的講話(huà)稿及相關(guān)材料，與相關(guān)單位做好對接，落實(shí)好參會(huì )代表提供食宿、住宿等；做好大會(huì )的醫療、安全保障等工作。

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