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會(huì )議會(huì )務(wù)公司，會(huì )議會(huì )務(wù)禮儀接待常識及細節

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（合風(fēng)活動(dòng)）廣州會(huì )議會(huì )務(wù)公司發(fā)布的“會(huì )議會(huì )務(wù)禮儀接待常識及細節”專(zhuān)業(yè)知識，迎來(lái)送往，是社會(huì )交往接待活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面，那么大型會(huì )議會(huì )務(wù)禮儀接待有哪些常識及須注意的呢，下面我們來(lái)了解一下。

第一大項、會(huì )議會(huì )務(wù)接待的禮儀常識
根據參加會(huì )議會(huì )務(wù)的人數不同、會(huì )議會(huì )務(wù)接待的準備工作的內容不同以及會(huì )議會(huì )務(wù)接待的方式不同，對會(huì )議會(huì )務(wù)的組織方法，禮儀要求也不同。
首先是會(huì )議會(huì )務(wù)的籌備工作。根據會(huì )議會(huì )務(wù)規模，確定接待規格。
一、發(fā)放會(huì )議會(huì )務(wù)通知和會(huì )議會(huì )務(wù)日程：
會(huì )議會(huì )務(wù)的通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì )議會(huì )務(wù)的時(shí)間、會(huì )議會(huì )務(wù)的地點(diǎn)、會(huì )議會(huì )務(wù)的主題以及會(huì )議會(huì )務(wù)的參加者、會(huì )議會(huì )務(wù)的會(huì )務(wù)費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì )議會(huì )務(wù)，準備參加會(huì )議會(huì )務(wù)的是否有其他要求等。對于外地的會(huì )議會(huì )務(wù)參加者還要附上到達會(huì )議會(huì )務(wù)地點(diǎn)和住宿賓館的路線(xiàn)圖。這個(gè)路線(xiàn)圖避免了外地人問(wèn)路的許多麻煩。
會(huì )議會(huì )務(wù)日程是會(huì )議會(huì )務(wù)活動(dòng)在會(huì )期以?xún)让恳惶斓木唧w安排，它是人們了解會(huì )議會(huì )務(wù)情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì )議會(huì )務(wù)通知一起發(fā)放。
二、選擇會(huì )場(chǎng)：要根據參加會(huì )議會(huì )務(wù)的人數和會(huì )議會(huì )務(wù)的內容來(lái)綜合考慮。最好是達到一下標準：
1、大小要適中。會(huì )場(chǎng)太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì )者一種不景氣的感覺(jué)；會(huì )場(chǎng)太小，人數過(guò)多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無(wú)法把會(huì )開(kāi)好。
2、地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì )議會(huì )務(wù)，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì )場(chǎng)定在與會(huì )人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì )議會(huì )務(wù)，應盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì )者住所較近一些，免得與會(huì )者來(lái)回奔波。
3、附屬設施要齊全。會(huì )務(wù)人員一定要對會(huì )場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛生、服務(wù)、電話(huà)、擴音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因為上次會(huì )議會(huì )務(wù)是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，就草率地認為這回也會(huì )同樣順利。否則，可能會(huì )造成損失。
4、要有停車(chē)場(chǎng)。現代社會(huì )召集會(huì )議會(huì )務(wù)，一雙草鞋一把傘趕來(lái)開(kāi)會(huì )的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì )才能開(kāi)得成。
三、會(huì )場(chǎng)的布置：
會(huì )場(chǎng)的布置包括會(huì )場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會(huì )議會(huì )務(wù)，根據會(huì )議會(huì )務(wù)內容，在場(chǎng)內懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標語(yǔ)。可在會(huì )場(chǎng)內擺放適當的輕松盆景、盆花；桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀(guān)、統一。
坐席的配置要是和會(huì )議會(huì )務(wù)的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型：如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì )者同領(lǐng)導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺(jué)。另外，與會(huì )者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見(jiàn)。這種形式適于1020人左右的會(huì )議會(huì )務(wù)。座次安排應注意來(lái)賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導應坐在朝南或朝門(mén)的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線(xiàn)相對而坐。
②口字型：如果使用長(cháng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會(huì )議會(huì )務(wù)。
③教室型：這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會(huì )議會(huì )務(wù)，這時(shí)與會(huì )者人數比較多、而且與會(huì )者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺與聽(tīng)眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會(huì )的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準備會(huì )議會(huì )務(wù)資料
會(huì )務(wù)組應該準備有關(guān)會(huì )議會(huì )務(wù)議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì )者，方便于與會(huì )者的閱讀和做好發(fā)言準備。
會(huì )議會(huì )務(wù)前的接待禮儀。
會(huì )前的檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
提前進(jìn)入接待崗位。
接待人員應該在與會(huì )者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。
①簽到。
設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會(huì )議會(huì )務(wù)組織者匯報到會(huì )人數。
②引座。
簽到后。會(huì )議會(huì )務(wù)接待人員應有禮貌地將與會(huì )者引入會(huì )場(chǎng)就座。對重要領(lǐng)導應先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪，會(huì )議會(huì )務(wù)開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。
與會(huì )者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì )者解答各種問(wèn)題，滿(mǎn)足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

第二大項、會(huì )議會(huì )務(wù)中的服務(wù)禮儀
會(huì )議會(huì )務(wù)會(huì )務(wù)進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩重、大方、敏捷、及時(shí)。
倒茶服務(wù)人員注意觀(guān)察每一位與會(huì )者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開(kāi)背蓋，右手吃水戶(hù)，將熱開(kāi)水準確倒入杯里，不能讓茶水見(jiàn)到桌面上或與會(huì )者身上。杯子放在與會(huì )者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來(lái)回奔跑，將與會(huì )者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務(wù)會(huì )議會(huì )務(wù)按擬定的程序進(jìn)行，應緊湊，不要出現冷場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作人員嚴陣以待，做好各項準備工作。如，會(huì )議會(huì )務(wù)進(jìn)行第一項：
大會(huì )宣布辦法榮譽(yù)證書(shū)，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導從主席坐席上引出來(lái)，另有禮儀小姐將證書(shū)一一遞上，由領(lǐng)導頒發(fā)給受獎?wù)摺�為使�?huì )場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應將有關(guān)人員組織起來(lái)進(jìn)行模擬訓練，避免會(huì )場(chǎng)上出現混亂。
如果與會(huì )者有電話(huà)或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導，最好用字條傳遞通知，避免無(wú)關(guān)人員在臺上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ)，分散與會(huì )者注意力。
做好會(huì )后服務(wù)的準備。會(huì )議會(huì )務(wù)進(jìn)行之中，就應為會(huì )后服務(wù)做好準備。如，會(huì )后要照相，就應提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會(huì )后的用車(chē)也應在會(huì )議會(huì )務(wù)結束前妥善安排。

第三大項、會(huì )后的服務(wù)
會(huì )議會(huì )務(wù)結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動(dòng)會(huì )議會(huì )務(wù)結束后，有時(shí)還會(huì )安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì )、會(huì )餐、參觀(guān)、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領(lǐng)導統一指揮和協(xié)調，而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動(dòng)計劃的順利實(shí)施。
送別根據情況安排好與會(huì )者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

第四大項、清理會(huì )議會(huì )務(wù)的文件
①根據保密原則，回收有關(guān)文件資料。
②整理會(huì )議會(huì )務(wù)紀要。
③新聞報道。
④主卷歸檔。
⑤會(huì )議會(huì )務(wù)總結

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