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會(huì )議會(huì )務(wù)策劃服務(wù)公司，會(huì )務(wù)策劃范文

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一、會(huì )前籌劃
確定會(huì )議主題確定議事日程確定參會(huì )人選會(huì )前通知：通知參會(huì )人員
方式：電話(huà)通知或書(shū)面通知
內容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì )議內容、會(huì )期、報到地點(diǎn)、要求(筆記等)注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負責人是否收到，并及時(shí)記錄確定最后參會(huì )人員
統計制作參會(huì )人員名單，包括參會(huì )人員所屬區域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統計分類(lèi)；
統計交通路線(xiàn)，到達時(shí)間，飛機或火車(chē)，安排接送，詳細寫(xiě)清楚參會(huì )人員所屬區域、姓名、性別、職務(wù)、電話(huà)；
聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間
預定房間(數量、類(lèi)型、時(shí)間、價(jià)格)聯(lián)系會(huì )議室
會(huì )議廳(容量、時(shí)間、設備、價(jià)格)
餐飲安排
是否需要在會(huì )議時(shí)準備茶點(diǎn)，是否需要在會(huì )后安排一個(gè)宴會(huì )，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
（一）會(huì )議準備材料：
1、領(lǐng)導講話(huà)稿；
2、發(fā)放資料：會(huì )議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會(huì )代表每人一份)、其他文件、房卡等；
3、會(huì )議設備：電腦、投影儀、激光筆、話(huà)筒、錄音錄像設備；
（二）場(chǎng)地布置：
1、會(huì )議橫幅
2、主席臺的安排：怎樣安排，是否需要銘牌、位置如何安排、會(huì )場(chǎng)的衛生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個(gè)分店(部門(mén))的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區坐(座)，一個(gè)團隊一個(gè)區域。
3、燈光、音響、話(huà)筒、空調、現場(chǎng)調試的人員，會(huì )場(chǎng)都要作好安排！(設備最好準備2套以上)
4、如果發(fā)放獎品：要提前準備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時(shí)間、路線(xiàn)、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì )前是否進(jìn)行過(guò)演練？
5、非常重要的會(huì )議，請速記員。
6、國際性會(huì )議，準備同音翻譯。
（三）支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會(huì )議場(chǎng)地租借、相關(guān)設備及現場(chǎng)布置都需要花錢(qián)，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
（四）部門(mén)分工
二、會(huì )中
設立簽到處：參會(huì )人員統一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說(shuō)明注意事項(比如手機、著(zhù)裝)，咨詢(xún)返程時(shí)間及交通路線(xiàn)，統計并通知安排；
餐飲問(wèn)題：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？
注意事項：
1、空調的溫度問(wèn)題(作為主導會(huì )議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低)，會(huì )場(chǎng)的空調在冬天合適，是否在夏季可以？(如果在高樓層，因為溫度會(huì )往上走，導致原空調失效)，這些必須在會(huì )議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！
2、燈光音響效果：
2、沖水：沖水不能沖著(zhù)對方，要拿起杯子，不要對著(zhù)領(lǐng)導沖水，不要擋住領(lǐng)導形象，不能直接在桌面上沖等。(1、整個(gè)會(huì )議的過(guò)程中要保證有飲用水。2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。3、對領(lǐng)導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì )者不一定照顧到。)
3、會(huì )議中途休息：放音樂(lè )，1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂(lè )，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開(kāi)會(huì )大腦都容易類(lèi)，在下一節會(huì )議時(shí)會(huì )產(chǎn)生疲勞感3、在快開(kāi)始前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè )，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話(huà)筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會(huì )議記錄人員、話(huà)筒接遞員、會(huì )議攝像者等；
三、會(huì )后出游
四、會(huì )后收尾
退房：結賬，收回房卡安置好不能及時(shí)離開(kāi)的與會(huì )者。
送站：根據返程時(shí)間，統籌規劃，送參會(huì )人員
會(huì )議照片：如有人需要，抽時(shí)間拷給他們，會(huì )后郵件發(fā)送很不方便
收拾：會(huì )議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
整理會(huì )議記錄，總結為會(huì )議紀要
進(jìn)行會(huì )議總結，分析不足之處，保留不錯環(huán)節
五、會(huì )議指南：
1、會(huì )議背景及目的、會(huì )議主題及議題、參辦單位、會(huì )議時(shí)間和地點(diǎn)；
2、參會(huì )嘉賓名單(姓名及職務(wù))
3、會(huì )議日程安排(時(shí)間、地點(diǎn)、)
4、旅游安排(集合時(shí)間、地點(diǎn)，負責人，備用品，目的地，餐飲)
5、會(huì )議須知(所需證件、會(huì )議要求、注意事項)

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