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會(huì )議會(huì )務(wù)策劃服務(wù)公司,會(huì )務(wù)策劃范文

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(合風(fēng)活動(dòng))廣州會(huì )議會(huì )務(wù)策劃服務(wù)公司提供的“會(huì )務(wù)策劃范文”專(zhuān)業(yè)知識, 會(huì )議會(huì )務(wù)從字面上來(lái)解釋就是對會(huì )議進(jìn)行服務(wù),本身其實(shí)是一個(gè)短語(yǔ),在會(huì )務(wù)已經(jīng)逐漸成為了一個(gè)詞語(yǔ),很多人現在說(shuō)的會(huì )務(wù),其實(shí)就是指會(huì )議。那專(zhuān)業(yè)的會(huì )議會(huì )務(wù)范文是怎樣呢,下面我們來(lái)了解下。

一、會(huì )前籌劃
確定會(huì )議主題確定議事日程確定參會(huì )人選會(huì )前通知:通知參會(huì )人員
方式:電話(huà)通知或書(shū)面通知
內容:時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì )議內容、會(huì )期、報到地點(diǎn)、要求(筆記等)注意:通知后需落實(shí)有關(guān)負責人是否收到,并及時(shí)記錄確定最后參會(huì )人員
統計制作參會(huì )人員名單,包括參會(huì )人員所屬區域、姓名、性別、職務(wù),并最后按照其職務(wù)統計分類(lèi);
統計交通路線(xiàn),到達時(shí)間,飛機或火車(chē),安排接送,詳細寫(xiě)清楚參會(huì )人員所屬區域、姓名、性別、職務(wù)、電話(huà);
聯(lián)系酒店:聯(lián)系房間
預定房間(數量、類(lèi)型、時(shí)間、價(jià)格)聯(lián)系會(huì )議室
會(huì )議廳(容量、時(shí)間、設備、價(jià)格)
餐飲安排
是否需要在會(huì )議時(shí)準備茶點(diǎn),是否需要在會(huì )后安排一個(gè)宴會(huì ),是否需要提供飲用水,正餐有多少人安排多少桌
(一)會(huì )議準備材料:
1、領(lǐng)導講話(huà)稿;
2、發(fā)放資料:會(huì )議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會(huì )代表每人一份)、其他文件、房卡等;
3、會(huì )議設備:電腦、投影儀、激光筆、話(huà)筒、錄音錄像設備;
(二)場(chǎng)地布置:
1、會(huì )議橫幅
2、主席臺的安排:怎樣安排,是否需要銘牌、位置如何安排、會(huì )場(chǎng)的衛生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個(gè)分店(部門(mén))的來(lái)的,除主管和中層外,其他要分區坐(座),一個(gè)團隊一個(gè)區域。
3、燈光、音響、話(huà)筒、空調、現場(chǎng)調試的人員,會(huì )場(chǎng)都要作好安排!(設備最好準備2套以上)
4、如果發(fā)放獎品:要提前準備好,先發(fā)的放在上面,后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時(shí)間、路線(xiàn)、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會(huì )前是否進(jìn)行過(guò)演練?
5、非常重要的會(huì )議,請速記員。
6、國際性會(huì )議,準備同音翻譯。
(三)支出預算:文件資料、路費、房間、餐飲、會(huì )議場(chǎng)地租借、相關(guān)設備及現場(chǎng)布置都需要花錢(qián),大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
(四)部門(mén)分工
二、會(huì )中
設立簽到處:參會(huì )人員統一簽到,領(lǐng)取房卡,發(fā)放資料袋,說(shuō)明注意事項(比如手機、著(zhù)裝),咨詢(xún)返程時(shí)間及交通路線(xiàn),統計并通知安排;
餐飲問(wèn)題:選擇對應的主管交流、座談,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?
注意事項:
1、空調的溫度問(wèn)題(作為主導會(huì )議方必須全程關(guān)注,溫度是否過(guò)高、過(guò)低),會(huì )場(chǎng)的空調在冬天合適,是否在夏季可以?(如果在高樓層,因為溫度會(huì )往上走,導致原空調失效),這些必須在會(huì )議前進(jìn)行安排,可以提前進(jìn)行降溫或升溫!
2、燈光音響效果:
2、沖水:沖水不能沖著(zhù)對方,要拿起杯子,不要對著(zhù)領(lǐng)導沖水,不要擋住領(lǐng)導形象,不能直接在桌面上沖等。(1、整個(gè)會(huì )議的過(guò)程中要保證有飲用水。2、要保證每一個(gè)人都有水喝,但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。3、對領(lǐng)導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水,參會(huì )者不一定照顧到。)
3、會(huì )議中途休息:放音樂(lè ),1、播放時(shí)要注意選擇歌曲,要選擇輕音樂(lè ),膾炙人口的歌曲,避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲2、聲音一定不能太吵,因為開(kāi)會(huì )大腦都容易類(lèi),在下一節會(huì )議時(shí)會(huì )產(chǎn)生疲勞感3、在快開(kāi)始前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè ),一般這是大家入座的通知,這時(shí)主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話(huà)筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會(huì )議記錄人員、話(huà)筒接遞員、會(huì )議攝像者等;
三、會(huì )后出游
四、會(huì )后收尾
退房:結賬,收回房卡安置好不能及時(shí)離開(kāi)的與會(huì )者。
送站:根據返程時(shí)間,統籌規劃,送參會(huì )人員
會(huì )議照片:如有人需要,抽時(shí)間拷給他們,會(huì )后郵件發(fā)送很不方便
收拾:會(huì )議物品,避免忙中出錯,遺漏東西
整理會(huì )議記錄,總結為會(huì )議紀要
進(jìn)行會(huì )議總結,分析不足之處,保留不錯環(huán)節
五、會(huì )議指南:
1、會(huì )議背景及目的、會(huì )議主題及議題、參辦單位、會(huì )議時(shí)間和地點(diǎn);
2、參會(huì )嘉賓名單(姓名及職務(wù))
3、會(huì )議日程安排(時(shí)間、地點(diǎn)、)
4、旅游安排(集合時(shí)間、地點(diǎn),負責人,備用品,目的地,餐飲)
5、會(huì )議須知(所需證件、會(huì )議要求、注意事項)

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